Obširni oblikovalski projekti, ki vključujejo veliko število ljudi, niso mačji kašelj. Tak primer je tudi oblikovanje in ustvarjanje revije, kjer so udeleženci in ustvarjalci projekta pisci, uredništvo, bralci, oblikovalci, načrtovalci, vodje projektov, agencije, oblikovalci, tiskarji, itn. Pri tako obširnem projektu je zelo pomembna komunikacija med vsemi vpletenimi, potrebno je uvesti in vzpostaviti učinkovit in delujoč komunikacijsko-organizacijski sistem.

Neupoštevanje navodil stane

Vzemimo za primer oblikovanje revije, kjer je najprej potrebno izdelati celostno grafično podobo revije, nato pa še različne priročnike za uporabo te celostne podobe skupaj z navodili za pisce prispevkov, ki bodo prispevali članke za revijo. Za vsak tip in dolžino prispevka ter količino fotografij je potrebno določiti ustrezne parametre, kot je število znakov, maksimalno število znakov za naslov, resolucija slik, ipd. Ker pa ljudje vseh teh številk, znakov, štetja in fotografij ne razumejo, lahko hitro naletimo na prve težave. Pisci začnejo pošiljati prispevke brez da bi prešteli število znakov, saj tega vsi preprosto ne znajo. Pri oblikovalcu oz. postavljalcu revije se lahko pojavi problem premalo ali preveč teksta, neustreznih fotografij, ipd. Neupoštevanje navodil zaradi nepoznavanja računalništva je eno, neupoštevanje navodil zaradi površnosti pa drugo. Kdor ne upošteva navodil, s tem podaljšuje čas, porabljen za izpeljavo projekta v določenem roku. Vsak takšen posameznik dodatno podaljšuje ta čas, s tem pa tudi stroške, ki nastanejo zaradi tovrstnih napak posameznikov.

Organizacija je ključnega pomena za uspešno sodelovanje

Pisci morajo svoje prispevke za revijo pošiljati konsistentno; v smislu najprej poslati članek z vsemi naslovi, podnaslovi, opisi slik in citati, v drugi fazi pa še fotografije po elektronski pošti agenciji, ki posreduje material postavljalcu revije. Druga možnost je ta, da izbrana oseba zbere vse prispevke in material za posamezno številko revije in jih potem posreduje agenciji. ‘Zbiratelj’ mora pred tem obvestiti vse osebe o tem, kako ji bodo oddali prispevke. Ta oseba za vsak prispevek določi mapo na svojem računalniku. V vsaki mapi naj bo Word dokument s prispevkom (z naslovom, nadnaslovom, uvodom, opisom slik …), slikami za prispevek in fotografijo avtorja prispevka. Vse te mapice ključna oseba shrani v eno skupno mapo, kjer po prejetju vseh prispevkov sortira in poimenuje mape glede na tematiko oz. stroko, kamor spada posamezni prispevek. Ta velika skupna mapa je potem posredovana v oblikovanje.

V tem kontekstu ustvarjalci revije prevzamejo fiksne vloge (npr. zbiratelj gradiva, oblikovalec, vodja projekta, lektor, itn.), ki točno določajo njihove naloge pri procesu izpeljave projekta.

V organizacijski shemi je torej na izbranih nivojih (uredništvo – agencija – oblikovalci – tiskarna) potrebno izbrati ključno osebo, ki bo bila zadolžena za to, da osebe z nižjo vlogo upoštevajo vsa pravila in opravijo vse naloge. Samo s stoodstotno zanesljivostjo in kvaliteto storitve lahko ta ključna oseba preda materiale naprej v naslednjo stopnjo drugi ključni osebi.

Komunikacijski šum in napake

V sistemu se vsekakor pojavijo moteči dejavniki. Oblikovalec ugotovi, da poslana slika ni ustrezna, torej kontaktira agencijo, agencija urednika revije, urednik pisca prispevka in ta nekoga, ki bo priskrbel ustreznejšo fotografijo. Ko jo dobi, preko istih kanalov v obratno smer slika pripotuje nazaj. To je seveda v primeru, da je (zaradi časovnih ali katerih drugih omejitev) nemogoče naročiti profesionalno fotografiranje. Prava komunikacijska kača. Isti postopek se ponovi za manjkajoče dele prispevkov ali za prispevke, ki so bili med oblikovanjem revije spremenjeni in jih je bilo potrebno nadomestiti.

Pogost šum, ki se lahko pojavi, je trenutna odsotnost ene izmed ključnih oseb v komunikacijski verigi. V takšnem primeru ne preostane drugega, kot da se to osebo izpusti in nadaljuje postopek z malo več iznajdljivosti. Zadeva ni problematična, dokler se manjkajoča oseba ne vrne nazaj v verigo, kjer je zamudila velik del opravljenega dela. Ta oseba zna biti v nadaljnje moteč element v novi komunikacijski verigi, saj ni seznanjena s trenutnim stanjem projekta.

Rešitev

Na vzpostavitev učinkovitega sistema koordinacije, organizacije in komunikacije pri obsežnem oblikovalskem projektu je potrebno misliti že na samem začetku načrtovanja projekta, saj se drugače udeleženci v delovnem sistemu naučijo napačnega načina organizacije, ki ga je kasneje mnogo težje spremeniti. Vsak posameznik išče vzorce, ki si jih najlažje zapomni, da lahko hitro in učinkovito izpolni svoje naloge. Te vzorce je kasneje težko tudi zamenjati, saj se v naših glavah nenehno oblikujejo kognitivne sheme, ki jih v nadaljnje samo še nadgrajujemo. Subjektivne faktorje je potrebno minimizirati, saj lahko ti močno vplivajo na kvaliteto dela posameznika. Prav tako ni priporočljivo med projektom menjavati funkcij udeležencev, saj to hitro pripelje do zmede v organizacijski in komunikacijski shemi.

Related Posts